Privacy

Privacystatement SAAM*

1. Wat zijn persoonsgegevens?

Persoonsgegevens zijn gegevens die iets vertellen over jou of gegevens die we in verband kunnen brengen met jou of met jouw kind(eren).
Je deelt gegevens met ons als je een kind inschrijft op een van onze scholen of als je bij SAAM* werkt. Denk aan naam, telefoonnummer, geboortedatum, e-mailadres of bankrekeningnummer.
Daarnaast wordt er in de wet gesproken over bijzondere persoonsgegevens, dit zijn bijv. gegevens over levensovertuiging, gezondheid, strafrechtelijk verleden maar ook het burgerservicenummer (BSN). In principe mogen we geen bijzondere persoonsgegevens gebruiken, tenzij daarvoor in de wet een uitzondering is gemaakt.

2. Waarvoor gebruiken we persoonsgegevens
2.1 Uitvoeren van ons werk
Persoonsgegevens van kinderen gebruiken we bijvoorbeeld:

Om leerprestaties aan te koppelen
Om de ontwikkeling van kinderen vast te leggen
Om uit te wisselen met BRON als basis voor de bekostiging vanuit DUO.
Om uit te wisselen met de vervolgopleiding als een kind de school weer verlaat
Persoonsgegevens van ouders gebruiken we bijvoorbeeld om contact met je op te kunnen nemen.

Persoonsgegevens van collega’s gebruiken we bijvoorbeeld:

Om jouw salaris uit te kunnen betalen
Om loonaangifte te doen bij de belastingdienst
Om jouw pensioen bij APB te regelen
Om vervangingen bij ziekte bij het vervangingsfonds te kunnen declareren

2.2    Ons houden aan de wet
Voor scholen gelden allerlei wettelijke verplichtingen bijvoorbeeld:

Vaststellen van de identiteit van het kind dat ingeschreven wordt. Daarbij moeten naam, geboortedatum en onderwijsnummer (gelijk aan burgerservicenummer) worden geregistreerd. Slechts in sommige gevallen wordt er een kopie van het identiteitsbewijs van het kind of de ouder gemaakt, de school moet in dat geval laten weten waarom dat nodig is.
Uitwisseling leerlinggegevens met BRON, denk aan inschrijven en uitschrijven van leerlingen, maar ook uitwisseling van de schooladviezen en de resultaten van de eindtoets.
Uitwisseling van gegevens met de belastingdienst en met het pensioenfonds voor iedereen die in dienst is bij SAAM*. Zo zijn we als werkgever verplicht om een kopie van het ID-bewijs van werknemers te bewaren.
Iedereen die werkt in het onderwijs moet beschikken over een VOG (Verklaring Omtrent Gedrag) en de werkgever moet deze van iedere werknemer kunnen overleggen.

2.3    Informeren
Graag houden we onze doelgroepen op de hoogte van wat er speelt in de organisatie. Algemene mededelingen gaan via de website/ouderportalen/mail. Maar soms is het ook nodig (soms zelfs met spoed) om ouders telefonisch te informeren.

2.4    Verwerken
Verwerken is een begrip uit de wet en gaat om alles wat je kunt doen met persoonsgegevens van verzamelen tot vernietigen. Daarbij kun je dus denken aan verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, doorzenden, verspreiden, beschikbaar stellen, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, afschermen, uitwissen en vernietigen van gegevens.

3       Welke persoonsgegevens verzamelen we?
3.1    Gegevens over wie je bent
Denk daarbij aan naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, geboortedatum

3.2    Gevoelige persoonsgegevens
Denk daarbij aan het burgerservicenummer van kinderen en van collega’s, maar ook aan VOG (Verklaring Omtrent Gedrag) van iedereen die in het onderwijs werkt. Ook houden we het verzuim bij van zowel kinderen als collega’s.

 
3.3    Gegevens over ontwikkeling
Binnen het onderwijs volgen we kinderen op het gebied van leerresultaten (denk aan toetsgegevens) maar ook op het gebied van sociaal-emotionele ontwikkeling. Dit leggen we vast in het leerling-volg-systeem en hierover rapporteren we aan ouders/verzorgers. Deze gegevens gebruiken we om het individuele kind te volgen in zijn/haar ontwikkeling maar ook om de totale groep en daarmee ook de school in haar ontwikkeling te volgen.

4       Met wie delen we persoonsgegevens?
Bij de ontwikkeling van kinderen binnen de scholen zijn veel personen betrokken, denk aan de leraar, maar ook aan intern begeleiders, onderwijsassistenten, stagiaires, schooldirecteuren, hulpouders enz.
Persoonsgegevens worden hierbij alleen gedeeld als het toegevoegde waarde heeft.
Als een kind extra zorg nodig heeft, waarbij deskundigheid van iemand buiten de school nodig is, dan worden ook gegevens gedeeld met het samenwerkingsverband waarbij de school is aangesloten. Daarbij wordt dan ook de bovenschools deskundige van SAAM* ingeschakeld.
Op grond van de wet kunnen persoonsgegevens opgevraagd worden door politie, justitie, toezichthouders (bijv. Ministerie van OCW) en de belastingdienst.
Soms moeten we op basis van een overeenkomst of reglement jouw gegevens van jouw kind(eren) of van jou delen met een andere partij of organisatie. Zo worden we bij ons werk geholpen door andere dienstverleners, bijvoorbeeld als het gaat over onze IT-systemen zoals het leerlingvolgsysteem en HRM-systeem. Maar ook maken we steeds meer gebruik van digitale systemen bij het verwerken van kennis door kinderen. Met deze dienstverleners maken we goede afspraken over wat ze met de persoonsgegevens in deze systemen mogen doen en deze afspraken leggen we vast in contracten.
Ook delen we persoonsgegevens als een kind de school weer verlaat met de school waar het kind aansluitend naar toe gaat.

5       Zo zorgen we voor je persoonsgegevens
5.1    We zorgen voor goede beveiliging
We besteden veel aandacht aan hoe veilig om te gaan met gegevens, daarvoor worden medewerkers getraind en maken we gebruik van systemen die veilig met gegevens omgaan.
Datalekken worden geregistreerd en waar nodig gemeld aan de toezichthouder.

5.2    We hebben een gedragscode getekend
Al onze medewerkers krijgen een gedragscode ter ondertekening. We gaan zorgvuldig om met gegevens die ons zijn toevertrouwd.

5.3    Er is toezicht op hoe we de persoonsgegevens verwerken

Er is een Functionaris Gegevensbescherming (FG) benoemd die toezicht houdt of wij de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) naleven. Hij is te bereiken door middel van een contactformulier
Deze FG is gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP).
 
5.4   We houden ons aan de bewaartermijnen van gegevens
Rondom het bewaren van gegevens hebben we ons te houden aan de wetgeving. Zo is er voor de gegevens van collega’s een bewaartermijn van 7 jaar die wordt opgelegd vanuit de fiscus.  Voor leerlingen geldt een bewaartermijn van 5 jaar voor de gegevens die gaan over in- en uitschrijven en over verzuim.

6      Persoonsgegevens bekijken of aanpassen
Wil je weten welke persoonsgegevens wij over je hebben vastgelegd? Dan kun je gebruik maken van je ‘Recht van inzage’. Of wil je gegevens wijzigen en zo gebruik maken van de je ‘Recht op correctie’? Dan kun je contact opnemen met de school of met het bestuurskantoor van SAAM* in Oss. Je kunt jouw verzoek mailen aan algemeen@saamscholen.nl of sturen naar:

SAAM*
Postbus 661
5340 AR Oss

7      Onze visie op privacy
Onderwijs verzorgen kan én mag niet zonder dat je persoonsgegevens deelt met ons.
Daarbij zijn de volgende zaken van belang:

We zijn zuinig op persoonsgegevens die ons zijn toevertrouwd en zorgen dat we er zo veilig mogelijk mee om gaan.
Voor de ontwikkeling van kinderen willen we juist het kind maar soms ook de ouders/verzorgers zo goed mogelijk leren kennen en daarvoor gebruiken we juist persoonsgegevens omdat we de ontwikkeling willen vastleggen en volgen.
We gebruiken persoonsgegevens alleen als het toegevoegde waarde heeft.
We communiceren open en begrijpelijk over welke persoonsgegevens wij gebruiken.
We geven persoonsgegevens aan personen en instanties die bevoegd zijn deze te ontvangen.
Als we gegevens uitwisselen met dienstverleners dan maken we goede afspraken over wat ze met de persoonsgegevens mogen doen en deze afspraken leggen we vast in contracten.
We houden ons beleid up to date. Regelgeving verandert regelmatig. Zo werken we nu de gevolgen uit van Europese regelgeving over privacy (AVG). Ons privacybeleid is daarom nooit helemaal klaar, we blijven over dit onderwerp in gesprek met collega’s, kinderen en ouders/verzorgers, maar ook met toezichthouders en belangenorganisaties. Deze versie van het privacystatement is gemaakt op 1 november 2018.